Zeitmanagement Archive - ConsultingMastery

Schluss mit zu viel Perfektion

Die Detailverliebtheit mit der 80/20-Regel verbannen

Insbesondere die Deutschen haben den Perfektionismus im Blut: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Sorgfalt und die Liebe fürs Detail wurden uns quasi antrainiert. Prinzipiell ja durchaus positive Eigenschaften, doch nicht alle Aufgaben eines Beraters müssen perfekt erledigt werden. Oftmals ist es ausreichend, die …

Pareto-Prinzip: Die 80/20-Regel als Mittel gegen Zeitnot

Gemäß der 80/20-Regel erzielt man durch 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Ergebnisse. Dieser Grundsatz zeigt sich in vielen Bereichen: 20 Prozent der Kunden generieren 80 Prozent des Umsatzes. Es ist somit sinnvoll, sich auf genau diesen Kundenkreis zu konzentrieren. 80 Prozent der Beschwerden kommen von 20 Prozent der Kunden. Wenn Unternehmen also möglichst effizient die Kundenzufriedenheit erhöhen wollen, dann sollten sie sich zuerst auf diese und nachgelagert auf die anderen Kunden fokussieren.

Ein guter Berater erfährt Anerkennung, wenn er ein meisterhaftes Gefühl für eben die 20 Prozent der Dinge hat, auf die es wirklich ankommt!

Nicht immer nach Perfektion streben!

Nach der Pareto-Regel ist Perfektionismus unrentabel und leichtsinnig. Statt sich mit Arbeit aufzuhalten, die keinen adäquaten Mehrwert schafft, sollten wir uns auf das Essenzielle konzentrieren. Der denkbar schlechteste Umgang mit unserer Zeit ist es, Dinge perfekt zu machen, die gar nicht getan werden müssten!

Perfektionismus bezahlen wir mit wertvoller Zeit.

Wie und wo sich die 80/20-Regel für Berater gut anwenden lässt

Telefonieren: Statt sich in Smalltalk zu verlieren, besser vor einem Telefonat die Punkte auflisten, die es wirklich zu besprechen gilt.

Schreiben: Statt alles perfekt zu formulieren, genau das schreiben, was man mitzuteilen hat. Statt einen Blog-Artikel zum sechsten Mal auf Rechtschreibfehler zu kontrollieren, ist es sinnvoller, an der Struktur und den Kernaussagen zu arbeiten.

PowerPoint-Präsentation: Statt sich in Details zu verlieren, das große Ganze im Blick behalten und auf den Gesamteindruck sowie die Kernbotschaft der Präsentation achten.

Ziele definieren: Statt ewig lange To-do-Listen zu erstellen, auf die wenigen, aber dafür wesentlichen Tätigkeiten/ Aktivitäten fokussieren. Nämlich genau die, die auf die Erreichung der vereinbarten Ziele und Ergebniskriterien einzahlen.

Deadlines setzen: Eine enorme Hilfe sind selbst gesetzte Fristen, denn Zeitnot bedingt die Konzentration aufs Wesentliche.

Die 80/20-Regel soll jedoch auf keinen Fall ein Plädoyer für Nachlässigkeit sein. Auch wenn 80 Prozent vermeintlich schnell erreicht sind, bedeutet das nicht, dass wir unsere Engagements und Aufgaben nicht ordentlich erledigen. Gewissenhaftes, fokussiertes Arbeiten macht das Pareto-Prinzip überhaupt erst anwendbar. 80/20 ist vergleichbar mit dem Gesetz der Hebelwirkung: Nur an den richtigen Stellen angesetzt, bringt der Arbeitseinsatz ungleich mehr.


Das Pareto-Prinzip ist ein nützliches Hilfsmittel für Berater. Zeit ist für uns alle ein begrenztes Gut, umso wichtiger ist es, sie nur mit den wirklich wichtigen Dingen zu verbringen. Und zuweilen muss man auch mal die 100 Prozent gehen, dann auch mit dem entsprechend höheren Aufwand.

Effektiver arbeiten als die Konkurrenz

Der deutsche Musiker Tim Bendzko beschreibt die Situation, um die es heute geht, mehr als anschaulich. In seinem Lied ‚Nur kurz die Welt retten‘ geht es grundlegend um eine massiv unterschätzte Krankheit unserer Zeit. Das dort beschriebene mentale Defizit heißt …

Gefahren erkennen, Alternativen abschätzen

Meiner Meinung nach befinden Sie sich auf einer gefährlichen Gratwanderung. Kostenoptimierend denken, ständige Abrufbereitschaft suggerieren, die persönliche Professionalität an den täglichen Arbeitsstunden zählen sowie Familie und Arbeit unter einen Hut bringen.

Das hört sich für mich nicht nach einem geregelten 8-Stundenrhythmus an, sondern eher nach einem 14-Stundentag und zwar 7 Tage die Woche. Woher ich das weiß? Nun, ich selber habe so 12 Jahre lang gelebt.

Und deshalb ist es mir wichtig, Ihnen meine Erfahrungen ansatzweise zur Verfügung zu stellen.

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Sicherlich kann man über viele verschiedene Punkte nun sprechen, aber essentiell wichtig scheint mir die gesunde Selbsteinschätzung als Grundlage für Ihren nachhaltigen Erfolg und somit für die Sicherung Ihres Lebensstandards. Seien wir ehrlich zueinander: Sie sind Ihr eignes und einziges Kapital und daher ist es schon äußerst angebracht, dass Sie lernen, eine gesunde und effektive Beziehung zwischen Ihrem beruflichen Ziel, Ihrem Privatleben und Ihren persönlichen Bedürfnissen herzustellen.

Der letzte Aspekt wird hierbei viel zu oft verkannt. Sie sind ein menschliches Wesen mit natürlichen physischen und psychischen Bedürfnissen. So ist unser Körper nun mal angelegt und wer das verkennt, fährt den Wagen gegen die Wand oder greift, wie in dem sehr realitätsnahen Film Toni Erdmann, zum Päckchen mit dem weißen Pulver. Wobei auch das, in einigen Kreisen, als Nachweis von Professionalität gilt. Hier wird gepredigt: Wer hart arbeitet, der muss auch hart feiern. Nun gut, der Ansatz, den ich mit Ihnen besprechen möchte, ist etwas anders.

Es gibt also viel zu viele Ansätze, die direkt in den beruflichen Fanatismus führen. Um nur einige zu nennen: die Verneinung von angemessenen Pausen, das Ablehnen eines geregelten Arbeitsalltags, das Durcharbeiten am Wochenende und den Verzicht auf genügend Schlaf.

Seien Sie sich bitte bewusst, dass wir über Ihre berufliche Leistungsfähigkeit sprechen und all das nichts mit Professionalität, sondern mit Anfängerfehlern zu tun hat. Richtiges Management konzentriert sich darauf, Leistung zu optimieren und nicht zu minimieren. Worum es jetzt geht, ist der schwierige Schritt sich einzugestehen, dass Sie Pausen benötigen.

Wenn es Ihnen hilft, können wir zum Beispiel von einer Pause am PC sprechen, während der Sie gerne beim Spaziergang über den nächsten Abschnitt Ihres Angebots nachdenken können. Pausen können vielseitig sein und somit steht es Ihnen frei, komplett abschalten oder die Gedanken schweifen zu lassen.

Wichtig ist der Effekt, den wir anschließend erleben. Mit verbesserter Konzentration, Motivation und Inspiration sollen wir unsere Tätigkeit erneut aufnehmen. Findet das nicht statt, war die Pause nicht sinnvoll.

Sie sind Ihr eignes und einziges Kapital und daher ist es schon äußerst angebracht, dass Sie lernen, eine gesunde und effektive Beziehung zwischen Ihrem beruflichen Ziel, Ihrem Privatleben und Ihren persönlichen Bedürfnissen herzustellen.

Steine aus dem Weg räumen

Konnten Sie nun diesen ersten Schritt gehen, so haben Sie bereits ein sehr wertvolles Fundament für Ihre Zukunft gelegt. Sie sind jetzt dabei ein Konzept zu leben, dass Bestandteile wahrer Professionalität beinhaltet und vor allem auch Respekt und Wertschätzung gegenüber Ihrer eignen Person wiedergibt.

Für Ihr tägliches Leben bedeutet das, dass Sie Zeit für Ihre Familie haben, Kraft tanken können und am nächsten Morgen Ihre Tätigkeit mit Spaß erneut aufnehmen. Und jetzt fehlt allerdings noch kurz ein anderes Detail. Sie sollten natürlich nicht die beruflichen eMails auf Ihr Handy weiterleiten lassen und Sie sollten nicht nach Phantom-Nachrichten in beruflichen Netzwerken suchen.

Sie denken, Sie haben das alles unter Kontrolle? Wenn das so ist, freue ich mich für Sie. Allerdings befürchte ich, dass wir auch hier die Fähigkeit der gesunden Selbsteinschätzung völlig verloren haben. Testen Sie sich bitte selber und lassen Sie mich bei den Kommentaren wissen, wie oft Sie unbewusst auf Ihr Handy schauen und keine Zeit mehr aufbringen, um in den Himmel zu schauen oder einen Dialog mit Ihrer Familie führen.

Ich bin mir völlig bewusst, dass all diese Themen nicht unbedingt angenehm sind und der Lesespaß sich eventuell in Grenzen hält. Aber glauben Sie mir, dass Sie für den Weg zum wahren Erfolg diese Schritte gehen müssen. Geben Sie sich und Ihrem Umfeld einen Wert. Erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihr eignes und einziges Kapital sind. Und managen Sie Ihre Ressourcen auf dem bestmöglichen Level. Erst das effektive Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen effektiv zu arbeiten.

Zeitmanangement?

Unter Zeitmanagement verstehen wir das Managen von Zeit, um sich und all die Dinge zu organisieren, die es zu tun gilt. Doch wozu ist das überhaupt notwendig? Um den Überblick nicht zu verlieren? Um nichts zu vergessen? Um das Maximum …

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