Warum Berater ihre Prioritäten zur Priorität machen sollten

Wer häufiger mit mir zu tun hat, kennt meine Devise bereits: Wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität.

Wie schwierig dieses Thema für viele ist, erlebe ich nicht nur im Kontakt mit Beraterkollegen, sondern ebenso oft bei meinen Beratungsprojekten, denn wer da meint, Manager seien per se Meister der Prioritätensetzung, erliegt einem mächtigen Irrtum. Für mich ist es mittlerweile Routine, für die betreffenden Manager jedoch grenzt es beinahe an ein Wunder, welch gewaltige Ressourcen allein durch das Aufräumen ihrer Prioritätenlisten frei werden. Dabei geht es beileibe nicht nur um den reinen Zeitgewinn. Auch der Stress nimmt signifikant ab, was wiederum die Energie für alles andere erhöht, das sonst viel zu oft auf der Strecke bleibt – die unliebsamen Aufgaben beispielsweise, die keiner gerne macht, die aber unglaublich viel Impact bringen.

Solche ungeliebten Dinge kennen wir als Berater ebenfalls nur zu gut. Das Marketing und die Akquise gehören unter anderem dazu und sind geradezu lebenswichtig. Vor allem müssen wir uns immer wieder darum kümmern, egal wie gut wir momentan im Geschäft sind.

Wie negativ sich diesbezügliche Versäumnisse auswirken, hat unser Ex-Fußballbundestrainer Jogi Löw in den letzten Jahren erlebt. Sein Ausruhen auf dem, was bei der WM 2014 den Erfolg ausmachte, hat „Die Mannschaft“, wie der DFB sie so gerne nennt, bei den darauffolgenden Turnieren Titelchancen gekostet.

Aus dem Vorsatz eine Kompetenz machen

Um zu verhindern, dass uns als Beratern das ebenfalls passiert, sollten wir den Umgang mit unseren Prioritäten zur allerersten Priorität machen. Damit das klappt, muss aus dem Vorsatz eine Kompetenz werden, die einerseits eine psychologische (es braucht Mut, „Nein“ zu vielem zu sagen) und andererseits eine fachliche Komponente (nicht jeder findet ad hoc das passende Konzept) hat.

Meine Vorschläge dazu: Im ersten Schritt sollten wir es uns zur Gewohnheit machen, uns auf einige wenige Jahresziele festzulegen (in der Regel drei oder vier), um diese danach auf Ziele für das aktuelle beziehungsweise kommende Quartal herunterzubrechen.

Das Weitere ahnen Sie schon: Damit wir tagesaktuell arbeiten können, legen wir im Anschluss fest, was im anstehenden Monat zu erreichen ist, um dann die drei wichtigsten Ergebnisse für die kommende Woche zu fokussieren. Entscheidend dabei ist unsere Ergebnisdenke, die ich auch B-A-Denke nenne: Wir schreiben nicht auf, was getan werden muss, sondern denken nur in Ergebnissen und damit im Outcome unserer Handlungen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie das bei mir aussieht:

Entscheidend sind nun die Reviews:

• Am Ende der Woche checken wir, ob wir die angestrebten Ergebnisse erreicht haben.
• Wir blicken kurz auf den Monat und legen fest, was die drei (keines­falls mehr als drei!) zu erreichenden Ergebnisse der kommenden Woche sind! Ist der Kalender schon reichlich voll? Dann gibt es vielleicht nur ein angestrebtes Wochenergebnis.
• Dafür brauchen wir den Mut, zu den vielen anderen Dingen „Nein“ zu sagen! Der Fokus ist der Schlüssel zum Erfolg! Die anderen Dinge parken wir auf einer Liste und sehen sie uns beim nächsten Review an.
• Das Gleiche machen wir am Ende eines Monats, eines Quartals und des Jah­res: Wir nehmen uns jeweils ausreichend Zeit, um zu schauen, wo wir stehen, um in Ruhe nachzudenken und die angestrebten Ergebnisse für die nächste Periode festzulegen. Was soll am Ende des nächsten Jahres, Quar­tals, Monats und der kommenden Woche erreicht sein?
• Was getan werden muss, um das zu schaffen, regeln wir jeweils von Tag zu Tag – mit dem Ergebnis vor Augen. Wir sehen immer zu, dass wir möglichst viel durch Gewohnheiten erledigen, indem wir es zur nützlichen Routine machen.
• Dafür nehmen wir uns pro Tag auch maximal drei MITs vor (Most Important Tasks), also ein, zwei oder drei Dinge, die heute auf alle Fälle erledigt werden. Wenn wir mehr schaffen, okay! Aber wir nehmen uns nicht mehr vor! Diese Dinge bringen wir dann mit der Pomodoro-Technik voran (wer sie noch nicht kennt, findet Ausführliches dazu in meiner Berater-Bibel).

Die richtige Wahl treffen: Was kommt zuerst?

Als angehende Topberater sollten wir uns angewöhnen, unser Prio­ritätensystem ein wenig anzupassen.

Denn was soll tatsächlich Priorität haben?

Das Konzept im Kundenprojekt zu überarbeiten oder der andere Kunde, für den Überlegungen zu den Zielprozessen angestellt werden müssen und die Nachbereitung des Workshops ansteht?

Oder am nächsten Whitepaper weiter­schreiben?

Oder einfach mal die Batterien aufladen und heute gar nichts tun?

Oder den letzten Vertriebstermin aufarbeiten? Das Beraterleben ist komplex, dadurch sehr spannend und abwechslungsreich, aber eben auch ausgesprochen fordernd.

Dazu gehört in besonderer Weise auch, an jedem Wochenanfang genau zu wissen, was in den kommenden Tagen die entscheidenden Dinge sind.

Folgende Prinzipien können dabei helfen:

• Wir fangen morgens früh an und widmen uns immer zuerst einem der bis zu drei geplanten Wochenergebnisse.
• Die geplanten Wochenergebnisse haben niemals etwas mit den laufenden Kundenprojekten zu tun! Ja, Sie haben richtig gelesen. Denn das erfolgreiche Meistern der Kundenprojekte ergibt sich, wenn wir diese klug gestalten, schon allein durch die Strukturen, die wir dem Projekt verliehen haben.
• Folglich ist das Erste, was wir morgens machen, etwas, das mit Marketing und Vertrieb zu tun hat. Denn darum drehen sich unsere ange­strebten Wochenergebnisse. Es ist also das Empfehlungsmarketing, das Schreiben an unserem nächsten Buch oder das Ausarbeiten oder Vermarkten eines Vortrages – was auch immer die drei MITs mit Blick auf die Wochenergebnisse sein mögen.
• Abschließend ist nur noch die Frage zu klären: Was tun, wenn am Tag zuvor ein Erstgespräch mit einem potenziellen neuen Kunden stattgefunden hat? Dann hat der Vertrieb absoluten Vorrang vor dem Marketing! Das Vor- oder Nachbereiten von Vertriebsterminen hat immer allerhöchste Priori­tät, dann folgt das Marketing und erst danach die Projektarbeiten.
• Diese Dinge schieben wir niemals auf mit der Absicht, sie später am Tag zu erledigen. Die Willensstärke ist wie eine Batterie, die im Laufe des Tages immer schwächer wird, um über Nacht wieder aufgeladen zu werden. Seien wir also morgens maximal diszipliniert! Es wird im Tagesverlauf nur schwieriger.

Erkennen – lernen – umsetzen. Die Trias für Prioritätsvirtuosen

Glauben Sie bitte nicht, dass ich der Berater wurde, der ich heute bin, weil ich das alles schon zu Beginn wusste und konnte. Auch ich habe aus leidvollen Erfahrungen lernen müssen. Die Kunst des virtuosen Umgangs mit Prioritäten ist eben, genau das zu tun: erkennen, was schiefläuft, daraus lernen und das Erfahrene umsetzen, ohne an alten, kaum zielführenden Bequemlichkeiten festzuhalten.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg dabei!

Ihr

Matthias Kolbusa

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