Zeitmanangement?

Unter Zeitmanagement verstehen wir das Managen von Zeit, um sich und all die Dinge zu organisieren, die es zu tun gilt. Doch wozu ist das überhaupt notwendig? Um den Überblick nicht zu verlieren? Um nichts zu vergessen? Um das Maximum aus der verfügbaren Zeit herauszuholen oder endlich das zu tun, was wirklich wichtig ist? Oder um die „Work-Life-Balance“ – was auch immer das sein mag – zu finden? Die Antwort auf diese Fragen besteht wahrscheinlich in einer Kombination aus all den angesprochenen Punkten. Und je nach Lebenssituation oder -phase tritt der eine oder andere Antrieb stärker in den Vordergrund bei dem Vorhaben, die zu erledigenden Dinge und damit auch die eigene Zeit besser in den Griff zu bekommen. Wenn Sie sich mehr über das Thema „Zeitmanagement“ informieren möchten, dann schauen Sie sich dieses Webinar an.

Was gibt es nicht alles an Methoden und Werkzeugen zu diesem Zweck: Getting Things Done, Pomodoro, Simplify und so weiter, und so weiter. Ganz zu schweigen von den dazu passenden Apps. Ich kenne alle – oder zumindest eine riesige Menge – dieser Methoden und Apps. Und um es kurz zu machen: Sie brachten mich allesamt kein Stück weiter! Ganz im Gegenteil. Außer dass es einem insofern ein Gefühl der Befriedigung verschafft, diese Bücher zu lesen, als sie einem kurzfristig die Perspektive auf Besserung vermitteln, erzielt man mit ihnen keinen wirklich nachhaltigen Effekt. Dasselbe gilt für die ganzen Productivity-Apps – Things, Omnifocus & Co.: Das sind alles tolle Anwendungen! Doch die erforderliche Beschäftigung mit den Apps und wie lange es jeweils dauert, sie mit dem nötigen Bezug zu den eigenen Bedürfnissen ans Laufen zu bekommen, bedeutet einen Riesenaufwand. Und das alles, um dann feststellen zu müssen, dass man mit ihnen auch nicht besser organisiert ist also zuvor. Im Gegenteil: Es stellt wiederum einen erheblichen Zeitaufwand dar, sie auf dem aktuellen Stand zu halten und sie zu pflegen. Letztlich kommt man zu dem Schluss, dass man reichlich Geld, Zeit und Mühe investiert hat und nicht wirklich produktiver, geschweige denn zufriedener ist als vorher. Nicht selten ist sogar das Gegenteil der Fall: Es türmen sich Listen mit Dingen auf, die man „eigentlich“ auch noch erledigen wollte oder müsste. Und jeder „regelmäßige“ Review frustriert einen mehr, als er Laune und Lust auf mehr macht.

Immer wieder werde ich gefragt, wie ich mein recht komplexes Leben organisiere. Welche Methoden und Tools ich verwende, um mich und die Kundenprojekte, die Vorträge, das Schreiben von Büchern und meine sozialen Engagements zu organisieren. Die Antwort ist furchtbar einfach: Ich verwende

• einen Kalender und
• ein Notizbuch.

Was ich in keiner Form verwende, sind To-do-Listen, seien es einfache Listen auf Papier oder – highly-sophisticated – spezielle Apps.

To-do-Listen sind lediglich lästige Zwischenhändler zwischen uns und unserer Zeit.

Auch lasse ich bei meinen Projekten keine aufwendigen Listen anlegen darüber, wer bis wann was zu erledigen hat!

Sie denken nun, in meinen Projekten gehe es unverbindlich zu und damit würde sich möglicherweise Raum eröffnen für unzuverlässiges Verhalten? Das genaue Gegenteil ist der Fall! Doch dazu an anderer Stelle mehr, beziehungsweise bestellen Sie sich zu diesem Thema mein aktuelles Buch „KONSEQUENZ. Management ohne Kompromisse“.

Doch bleiben wir bei der Selbstorganisation. Diese teilt sich aus meiner Sicht in zwei Bereiche auf:

1. Das Erreichen oder Umsetzen selbst gesteckter Ziele
2. Das Managen des alltäglichen komplexen Chaos

1. Das Erreichen oder Umsetzen selbst gesteckter Ziele

Ich frage mich regelmäßig – mindestens zwei Mal im Jahr –, wo ich stehe: in meinem Leben, in meinem Job. Was gefällt mir, was gefällt mir nicht? Was möchte ich ändern? Was möchte ich schaffen? Dieser Reflexion entspringen eine Menge Ideen. Dabei gehe ich den bereits genannten und vielen anderen Fragen schreibend nach. Schreiben schärft das Denken, es hilft, die Gedanken zu sortieren. Seite um Seite wird so vollgeschrieben, um das Hirn von all dem Ballast zu befreien und um mich so zu sortieren.

Anschließend gehe ich die Notizen durch, erstelle ein paar Skizzen, mache Zusammenhänge klar: Wie beeinflussen sich die Dinge gegenseitig? Was ist Voraussetzung wofür oder bedingt was? So destillieren sich aus einer schlichten Reflexion letztlich einige wenige (!) Prioritäten für die kommenden Monate heraus, Prioritäten, um mich oder mein Geschäft weiter voranzubringen. Und das aus einem Eigenantrieb heraus. Es geht hierbei also nicht um Dinge, zu denen uns die äußeren Umstände sowieso zwingen werden. Beispielsweise haben sich im letzten Jahr folgende Punkte ergeben:

• einen neuen Vortrag entwickeln und platzieren,
• das Empfehlungsmarketing anschieben,
• beginnen, das nächste Buch zu schreiben,
• wieder wesentlich fitter und ausgeglichener werden.

Nun werden diese Dinge auf sechs Monate heruntergebrochen. In dreierlei Hinsicht:

1. Welche Gewohnheiten nutzen, anpassen oder etablieren?
2. Was ist an Zeit wofür wann einzuplanen?
3. Was sind Commitments, mit denen ich mich „zwingen“ kann?

Die menschliche Willenskraft ist begrenzt! Daher gilt:

DIE Willenskraft ist dafür einzusetzen, Gewohnheiten zu etablieren! Nicht, um Tätigkeiten zu erledigen!

Um in regelmäßigen kleinen Schritten voranzukommen, sind Gewohnheiten ein echter Erfolgsschlüssel: Und pro Tag kostet das nicht mehr als 5, 10 oder 15 Minuten (wenn man das möchte und über die erforderliche Zeit verfügt, kann man natürlich auch einen größeren Zeitrahmen dafür festlegen)! Für meine oben genannten Ziele bedeutet das unter anderem: jeden Tag den Vortrag bei einer potenziellen Plattform platzieren (lassen) und täglich 30 Minuten konzentriert an dem Manuskript für das neue Buch (es wird 2018 erscheinen!) arbeiten.

Für das, was sich nicht – nur – mittels Gewohnheiten (das ist die erste Wahl!) erledigen lässt, werden Termine im Kalender notiert. Das sind Termine mit mir selber: mehrere Zeitfenster, kürzere (25- oder 45-Minuten-Blöcke) oder auch längere (2 bis 3 Stunden). Das können die Trainingszeiten sein oder die Termine, zu denen ich an meinem neuen Buch arbeiten werde. Es sind nur wenige Termine, die ich jedoch unbedingt einhalten will! Im Laufe der kommenden Monate kann nichts, wirklich nichts diese Terminblöcke verschieben (Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel). Äußert beispielsweise ein Kunde den Wunsch, an genau diesem Tag einen Workshop zu machen, dann bin ich leider verhindert! Wir nehmen die Termine mit uns selbst meist nicht wichtig genug und sind allzu schnell bereit, sie zu opfern. Disziplin ist gefragt!

Disziplin ist die Verlässlichkeit bezüglich der mit sich selbst getroffenen Vereinbarungen.

Es braucht natürlich ein Gespür dafür, wie viel man sich vornimmt, damit es letztlich auch gelingt! Sobald ich beginne, Gewohnheiten und Zeitfenster einzuplanen, stelle ich regelmäßig fest: „Das wird nichts!“ Warum? Weil einem dabei im Vergleich zu den „Zwischenhändlern“ – Ziel- und To-do-Listen – bewusst wird, wie viel Zeit das eine oder andere kosten wird. Dann fliegt eben einer der Punkte einfach raus! Wer nicht priorisiert, ist feige! So habe ich in meiner Liste den Punkt mit dem Vortrag gestrichen! Warum sich unnötig Stress machen? Eines nach dem anderen. Stress ist das Gefühl, mehr leisten zu müssen, als man leisten kann. Daher nimmt man sich besser weniger vor, das man dann auch konsequent erledigen kann. Dafür braucht es Zeit, und die wird nur über den Kalender und nicht mittels einer To-do-Liste gemanagt.

2. Das Managen des alltäglichen komplexen Chaos

Neben der Tatsache, dass wir mündig immer wieder uns selber und unser Geschäft weiterentwickeln wollen – mit selbst gesteckten Zielen –, müssen wir unseren komplexen Alltag meistern. Er ist angefüllt mit einer Vielzahl an Verbindlichkeiten, Verantwortlichkeiten und Bedürfnissen. Mein Alltag stellt da keine Ausnahme dar: sechs bis acht größere Klientenengagements, bei denen es um Strategieentwicklungen, Umsetzungen und Transformationen geht, der Club of Rome, der vorangebracht werden will, Bücher, die geschrieben, Vorträge, die gehalten werden wollen, Manager und Berater, die ich im Rahmen persönlicher Mentorings betreue, und so weiter …

Auch hier gilt: Es kommen keine zusätzlichen Tools zur Anwendung!

Ich benutze nur Kalender und Notizbuch – und auch keine zwei, drei oder fünf Notizbücher, die jeweils einem eigenen Thema gewidmet sind. Nein, ich beschränke mich auf ein einziges Notizbuch, das chronologisch geführt wird. Dabei betrachte ich Zeit als das höchste Gut. Das bedeutet, dass ich meine Zeit beschütze wie eine Löwenmutter ihre Jungen: kein unnötiges Meeting, keine unnötige Besprechung, und kein Termin dauert länger als unbedingt erforderlich.

Ganz wichtig ist: ICH bin Herr meines Kalenders – und nur ich allein –, keine Assistentin, keine Sekretärin. Zeitweise waren es zwei Personen, die meinen Kalender parallel „managten“. Die Folge davon war: Ich hatte nur noch Termine! Auch wenn man sich über Jahrzehnte kennt und Erfahrung in der Zusammenarbeit hat, kann niemand im Vorhinein exakt einschätzen, ob eine Besprechung oder ein Telefontermin wirklich notwendig ist und wie lange er dauert. Wer mit mir sprechen möchte, macht einen Termin mit mir aus und muss eine gute Begründung für seinen Terminwunsch haben. Und nur ich weiß, was sich im Zweifel wie verschieben beziehungsweise repriorisieren lässt. Das Pingpongspiel über Sekretariat und Assistent – „über Bande“ – erhöhte den Aufwand nur, als dass es effizient und effektiv ablief.

In der Projektarbeit gibt es Termine, die fix gesetzt werden je nach Notwendigkeit (!) und festschreiben, wo in welcher Frequenz was zu bearbeiten beziehungsweise wann Zwischenstände zu besprechen sind. Jeder Termin wird maximal vorbereitet, das heißt, alle relevanten Unterlagen werden den Teilnehmern vorher ausgehändigt, und jeder hat sich entsprechend vorzubereiten. Bei den Terminen wird nichts mehr präsentiert, nur relevante Punkte werden diskutiert. Wer diese Spielregel nicht einhalten kann, kehrt bitte zurück in die Regionalliga. Auch werden keine Protokolle im Nachgang angefertigt, um nur ja jedem genau zu sagen, was sie oder er bis wann zu erledigen hat. Nein! Ich habe es mit erwachsenen Menschen zu tun, denen ich Verbindlichkeit beziehungsweise Verlässlichkeit unterstellen darf. Verhalten sie sich nicht entsprechend, kläre ich das beim nächsten Treffen in unmissverständlicher Art und Weise. (Mehr dazu in meinem Buch „KONSEQUENZ. Management ohne Kompromisse“)

Neben den Termineinträgen im Kalender vermerke ich stets, was ich bei diesen Terminen ansprechen oder klären möchte oder was entschieden werden soll, so dass ich alles wirklich Relevante bei dem Treffen vor Augen habe.

Wenn bei den Terminen Dinge anfallen, die ich zu erledigen habe, beispielsweise das Gegenlesen eines Konzeptes und Feedback-Geben, dann versuche ich den Zeitbedarf dafür abzuschätzen und berücksichtige ein entsprechendes Zeitfenster im Kalender. Es werden keine To-do-Listen angefertigt und keine Pläne! Wenn die Aufgabe mehr Zeit erfordert, dann gibt es eben zwei bis drei Einträge, und sollte sich herausstellen, dass es nochmals zwei weitere Einträge braucht, dann werden diese eben entsprechend verzeichnet. Es sind keine lästigen Zwischenhändler in Form von Plänen und To-do-Listen erlaubt, denn diese erhöhen die Komplexität, frustrieren und nerven. Es ist einfach diszipliniert dasjenige zu machen, von dem der Kalender sagt, dass es dies nun zu tun gilt.

Dabei ist mit dem Leben und nicht gegen das Leben zu arbeiten. Damit möchte ich Folgendes sagen: Wenn es einfach nicht mein Tag ist oder andere Dinge mir heute wichtiger sind, dann wird ein Termineintrag eben verschoben. Doch grundsätzlich gilt: Diszipliniert sein, also die Vereinbarungen mit sich selber einhalten und dabei keinen Stress produzieren, sich also nicht mehr vornehmen, als man leisten kann. So einfach ist das! Und das ganz ohne komplexe Tools oder irgendwelche geheimnisvollen Methoden, denn wie schon gesagt: Diese erhöhen nur unnötig die Komplexität.